5 façons de booster sa productivité au quotidien

Est-ce que tu t’es déjà dit qu’il fallait rajouter des heures aux journées ou bien des jours aux semaines ? Et comment est-ce que tu peux booster ta productivité au quotidien ?

Mettons-nous d’accord tout de suite.

❌ La productivité, ce n’est pas de s’organiser pour réussir “Get things done”.

La productivité c’est :

🎯 S’organiser pour réussir,

✅ De poser les bonnes actions,

⏰ Au bon moment,

💪 De la manière la plus efficace possible.

Ici, je pars du principe que tu as déjà un système d’organisation un minimum fonctionnel :

• un agenda sur lequel tu notes tes rendez-vous et autres évènements,
• un outil de prise de notes pour écrire ta to-do list (personnellement, je ne jure que par Notion !)

Si tu ne sais pas par quoi commencer, il est toujours recommandé de noter les évènements et les choses que tu dois faire aujourd’hui pour savoir par où commencer et te dire à la fin de la journée : j’ai été productive !

L’important pour booster ta productivité au quotidien, c’est de faire en sorte de noter tout ce qui doit être fait aka la to-do list. Si cela fait un moment que tu n’as pas fait l’exercice, cette liste pourrait être relativement longue (entre 20 et 100 items si tu fais l’exercice avec soin en écrivant tout ce qui parasite ton cerveau).

Une fois que tu as cette to-do list de l’enfer, ne va pas te pendre tout de suite. 😵

Prends une grande respiration.

Puis classe-les :

• par importance,
• par niveau de difficulté (qui diffère pour chaque personne),
• et par échéance.

Fais au plus simple. C’est en général ce qui fonctionne le mieux.

Et n’oublie pas :

Commence là où tu es, utilise ce que tu as, fais ce que tu peux – Arthur Ashe

Commence par les tâches les plus difficiles

Petite mise en situation : C’est le matin et ta motivation n’est pas forcément au rendez-vous. Tu as passé une mauvaise nuit et tu sais que tu as tout un tas de choses à faire aujourd’hui, alors que tu n’as qu’une envie : rester au lit.

Les items de ta to-do list te nargue depuis le bureau où tu les as noté et surtout tu redoutes le moment où il faudra te mettre à faire CETTE tâche…

Oui, celle à laquelle tu penses juste là et que tu voudrais déjà avoir terminée.

Du coup, va à contre courant de la loi de Laborit (une loi du temps) qui dit qu’on a tendance à commencer par ce que l’on trouve facile et/ou ce qui nous fait plaisir.

Fais cette tâche difficile pour toi directement en te levant (bon tu as le temps de prendre un thé ou un café pour te mettre en train, on n’est pas des bourreaux ! 😉). Peu importe à quelle heure tu te lèves, cela contribuera à booster ta productivité au quotidien !

Ce principe s’inspire du livre de Brian Tracy « Eat the Frog » traduit en français par « Avalez le crapaud ».

Si après avoir fini cette tâche, tu peux en faire une deuxième pour conserver le momentum (après tout tu es lancée), c’est tout bénéf’ !

Ainsi, tu seras débarrassée avant la pause déjeuner de quelque chose que tu as probablement repoussé depuis trop longtemps déjà et/ou qui t’aurait préoccupé toute la journée. #chargementale #procrastination.

Si tu commences ta journée par régler quelque chose qui te demande un effort, ton niveau d’énergie et de volonté sera à bloc et tu te sentiras fière de toi (quelle meilleure façon de commencer la journée ? 😊).

Action que tu peux mettre en place dès maintenant pour booster ta productivité :

Quel est ton crapaud de la journée ? Et celui de demain ?

Identifie-le et dégomme-le moi !

Continue avec les tâches les plus importantes

Une des erreurs les plus communes est de commencer par les tâches urgentes.

Pourquoi ?

❌ Parce qu’elles ne sont pas forcément importantes

❌ Parce qu’elles ne t’apportent pas forcément de plus-value (immédiate). L’exemple le plus parlant c’est la réponse à un mail. On a coutume de dire que répondre à un mail revient à traiter l’urgence de quelqu’un d’autre.

❌ Parce que une fois que tu auras traité cette tâche urgente, tu auras moins l’énergie mentale pour faire les taches importantes pour TOI.

❌ Parce que tu auras ce faux sentiment d’avoir avancé dans ton projet alors que tu as seulement réagit à l’urgence d’une situation.

Mais alors, on laisse nos tâches urgentes sur le carreau et on les laisse devenir carrément en retard ?

Pas tout à fait.

La plupart du temps (très très souvent, avoue) les choses que tu as à faire ont une deadline plutôt éloignée qui te laisse le temps nécessaire pour les réaliser.

Seulement voilà, tu as repoussé l’échéance, procrastiné, tourné autour du pot… Voire, tu l’as commencé mais jamais terminé et tu attends un moment de motivation pour te lancer…

Sauf que la motivation se fait toujours attendre et que cette chose que doit être faite est à rendre pour demain. Surtout que tu n’avais pas lu cet article avec des conseils pour booster ta productivité au quotidien. 😆

Cela marche dans tous les cas :

• un devoir à rendre
• Un livrable pour ton boss
• Un devis pour un client
• Etc

Du coup, apprends à prioriser les choses que tu as à faire chaque jour et prends toujours du recul.

La motivation ne peut PAS être le seul facteur qui te fait avancer car c’est une émotion, ce qui de part sa nature la rend trop inconstante pour être vraiment efficace.

L’un des facteurs pour booster ta productivité au quotidien et éviter la procrastination est de prendre du recul et de se souvenir pourquoi la tâche que l’on a planifié est aussi importante pour nous, et en quoi elle nous rapproche de notre objectif.

Action que tu peux mettre en place dès maintenant pour booster ta productivité au quotidien :

Une fois que tu as classé tes missions du jour par ordre d’importance, il est temps de dégainer la matrice d’Eisenhower et de ranger tes tâches à l’intérieur :

Reste focus

Si on respecte la fameuse loi de Carlson (link lois du temps) : faire une tâche en une fois est plus efficace que de réaliser la même tâche en plusieurs fois.

Pourtant, ce n’est pas toujours facile de parvenir à compléter une tâche en une fois, et souvent en raison de facteurs extérieurs. La vie tout simplement :

• Un appel qui t’interrompt (de ton père ou de ta meilleure amie, peu importe),
• Le livreur qui te livre ton colis tant attendu,
• Une notification Instagram (ou remplace-le par ton réseau social de prédilection)
• …

Est-ce que tu savais que depuis 2013 la capacité d’attention moyenne d’un adulte était de 8 secondes ?

A titre de comparaison, celle d’un poisson rouge est de 9 secondes…

Et que le temps de concentration optimal d’un adulte serait de 25 minutes ?

Ou encore qu’une étude de l’Université de Californie a démontré qu’on met presque 25 minutes pour retrouver un niveau de concentration optimale après avoir été dérangé. En vérité, il faut très exactement 23 minutes et 15 secondes pour revenir à la tâche en cours après avoir été interrompu.

Ces chiffres sont alarmants.

Surtout que ton attention est ton bien le plus précieux.

Et qu’actuellement, la société en a après ton attention avant ton porte-monnaie ! 👛

Pour autant, ce n’est pas une fatalité.

Action que tu peux mettre en place dès maintenant pour booster ta productivité au quotidien :

Tu peux te préparer des sessions de travail dans ton agenda, et t’immerger dans ton travail. Celles-ci seront d’autant plus efficaces que tu passeras rapidement dans ton état de concentration maximale.

Cal Newport appelle cela le « Deep work » dans son livre éponyme.

Pour une session réussie, il faudra réunir 3 critères très importants te permettant de rester concentrée :

🧘‍♂️ Avoir un environnement physique et relationnel favorable

🚛 Limiter la charge mentale (pas de pensée parasite)

⚡ Concentrer son énergie sur la tâche et disposer d’une santé physique suffisante

Fixe-toi des objectifs atteignables

Est-ce que tu as bien définis tes objectifs ?

Si la réponse est oui : est-ce que tu les as découpé en tâches actionnables que tu peux réaliser pour booster ta productivité de manière quotidienne ?

Est-ce que tu serais en mesure de les compléter tous les jours ? Même le dimanche ? Même quand tu as passé une mauvaise nuit ou que la motivation est aux abonnés absents ?

Comment ferais-tu si tu n’arrivais pas à tenir le rythme et que tu prenais du retard ?

Une étude de Murayama & Elliot de 2011 précise que les objectifs de performance facilitent l’apprentissage à court terme, tandis que les objectifs de maîtrise facilitent l’apprentissage à long terme.

Le constat est simple : une journée est composée uniquement de 24h.

Pas plus.

Pas moins.

Personnellement, mon maître mot est toujours l’anticipation.

Alors voles-moi ma technique !

Anticipe le fait que tu n’auras pas forcément le temps et/ou l’énergie de réaliser toutes les tâches de ta to-do list aujourd’hui.

Comment ?

En prévoyant des plages horaires destinées à faire ce que tu n’as pas pu faire précédemment à cause les aléas de la vie. C’est la fameuse zone tampon.

Ces périodes seront spécifiquement conçues pour réaliser une tâche bien précise jusqu’à ce qu’elle soit terminée ! Pas de multi-tasking, et pas de distractions (à part peut-être de la musique instrumentale en fond sonore) !

Même avec la meilleure volonté du monde et une motivation sans faille, tu ne pourras matériellement pas réaliser au quotidien 10 tâches urgentes + 5 tâches importantes + t’occuper des courses et du petit dernier qui est malade aujourd’hui.

Ne crois surtout pas les vendeurs de sommeil qui te disent que tu peux booster ta productivité au quotidien en faisant ce genre de choses chaque jour.

Oui, tu peux y arriver une fois lors d’un bon jour (ou peut-être sur une série de 2 ou 3 jours consécutifs). Mais, tu seras incapable de renouveler l’exploit pendant une semaine d’affilée ou alors attention au burn-out !

Action que tu peux mettre en place dès maintenant pour booster ta productivité au quotidien :

Je vous t’invite donc mieux prioriser 3 tâches à faire absolument aujourd’hui et se tenir à ce programme.

🏋️ Tu auras moins de pression pour les finir dans le temps imparti,

✅ Tu auras la satisfaction du travail accompli,

⏲️ Tu auras un peu de temps pour te détendre ensuite (sans culpabiliser !),

🔄️ Tu seras d’attaque pour recommencer demain 💪

Profites-en aussi pour transformer l’une de tes sessions de travail en zone tampon.

💡 Petit tip supplémentaire : ne prévois PAS ta zone tampon le lundi, car tu auras d’autres priorités. Ne la place pas non plus le vendredi, car tu seras moins concentrée avant le week-end !

Prévois une récompense

Ici, il y a clairement débat entre la team qui prône le fait de se prévoir une récompense comme levier de motivation et celle qui dit que c’est nul de faire ça et que la réalisation de la tâche devrait être la récompense en soi.

La thèse est assez simple et c’est qu’il y a deux choses qui motivent l’action :

• La nécessité (voir les besoins physiologiques de la pyramide de Maslow),
• La récompense Ici, la récompense peut être matérielle ou émotionnelle.

💡 Petit point sur ce que dit la science sur le système de la récompense :

En gros, les neurones de différentes zones du cerveau impliquées dans le système de la récompense communiquent entre elles au moyen de la dopamine (ou hormone du bonheur). Dans cette étude, les chercheurs indiquent que les neurones qui produisent la dopamine stimulent de nombreuses zones du cerveau afin de traiter les récompenses et de motiver le comportement. Concrètement, la dopamine est libérée toutes les fois que tu poses un acte ou que de tu remplis une tâche que tu avais prévu.

Il est donc important d’avoir fréquemment un petit (ou un gros) succès pour renforcer ton estime et ta confiance en toi, d’autant plus que cela participe à maintenir un bon niveau de motivation.

🎁 Prévoir une récompense c’est cool

C’est une préconisation plutôt légitime de se dire que si tu travailles bien, tu auras le droit à un petit plaisir pour te récompenser.

C’est même ce qui est recommandé par la plupart des gens, grâce à un modèle hérité de l’école (le bâton, la carotte, toussa toussa). 🪈🥕

Le principe est simple : en même temps que tu planifies une tâche, tu visualises une récompense à la hauteur de l’effort que cette tâche te demande. Et quand tu as réalisé cette mission, tu t’autorises cette récompense qui doit être à la hauteur de l’effort fourni et peut contribuer à entretenir ta motivation.

Exemples :

• Après avoir fait la vaisselle, tu t’autorises à regarder un épisode de ta série sur Netflix
• Après ta séance de sport, tu t’autorises à manger cette part de gâteau qui te faisait de l’œil depuis la vitrine de la boulangerie

Cette récompense devient alors un facteur additionnel de motivation. Et si malgré cela tu procrastines la tâche, tu peux te demander si :

1. La tâche a été suffisamment découpée pour être réalisable dans un délai court et sans avoir besoin d’y revenir
2. La récompense est suffisante pour te permettre de commencer et d’être impatiente d’arriver à la fin de ta mission pour pouvoir en profiter
3. Tu ne trouves pas de source de motivation dans la réalisation de la tâche en elle-même (pas de motivation intrinsèque).

💩 Prévoir une recompense c’est boooouh

Concrètement, sur la motivation intrinsèque, la récompense est généralement considérée comme négative : c’est quand on exécute déjà une tâche avec plaisir.

Les personnes qui sont récompensées pour réaliser une tâches ont tendance à moins se concentrer sur l’apprentissage et plus sur l’obtention de la récompense. En 1989, Fabes a démontré que cela te rend :

🎁 Dépendant de la récompense

📉 Réduit ta motivation intrinsèque

❌ Diminue ta créativité et ta capacité à résoudre des problèmes

🚮 Dévalorise l’activité en tant que telle.

Des études ont montré que plus on récompense quelqu’un pour ce qu’il a fait, plus il tend à perdre son intérêt pour ce qu’il doit faire pour avoir une récompense. Cela nuit donc à la motivation intrinsèque.

Il existe un TedX de Dan Pink qui résume l’expérimentation visant à démontrer que les individus récompensés obtiennent de moins bonnes performances que le groupe de contrôle.

C’est le contraire du but recherché avec la mise en place d’habitudes saines

Pour cela, tu recherches :

1. L’autonomie – tu veux avoir et surtout garder le contrôle sur toi-même et sur la façon donc tu vas atteindre ton objectif sans chercher à étouffer ta créativité.
2. La maîtrise – la motivation intrinsèque de chercher à s’améliorer un petit peu chaque jour
3. L’amusement – faire l’action parce que tu aimes ça et que du coup tu peux entrer dans un état de flow !
4. Le but – Tu sais pourquoi tu le fais et ça a du sens pour toi.

A mon avis, tout dépend de ce que tu cherches à accomplir.

Le principal étant de bien le vivre, dans un cas comme dans l’autre. Célébrer ses victoires pour être de bonne humeur est tout à fait légitime.

Garde juste en tête que tu es responsable de ce que tu fais, de pourquoi tu le fais et tout ira bien 😊

Si tu as besoin de prendre du recul sur ta productivité, réponds à ces 5 questions :

• Est-ce que tu termines systématiquement tes tâches avant l’échéance ?
• Est-ce que tu dépasses tes objectifs ?
• Est-ce que tu obtiens les retours que tu espères ?
• Es-tu contente et satisfaite du travail accompli ?
• Est-ce que ton système de productivité actuel fonctionne pour toi ?