Comment planifier sa semaine avec Google agenda ?

Est-ce que tu t’es déjà posé la question de savoir comment faire entrer toutes tes choses à faire dans la même journée ? Est-ce que cela t’arrive de ne pas savoir combien de temps une action va te prendre pour la réaliser ?

Je me suis également posé ces questions avant de m’organiser sur un mode hybride avec Notion et Google Agenda. Voici ma méthode pour planifier sa semaine avec Google Agenda :

Fais la distinction entre les évènements et les tâches à faire

Vide ton cerveau

Utilise le média qui te convient le mieux, que ce soit sur une feuille volante, un post-it, un carnet (type bullet journal) ou encore l’application « Notes » de ton téléphone.

Commence par lister les actions que tu dois réaliser, qu’elles soient petites ou grandes. Tu peux également noter tous les rendez-vous (récurrents ou non) qui arrivent.

Note-les dans l’ordre dans lequel elles te viennent, sans te limiter, tu feras le tri plus tard.

L’idée ici est de vider littéralement ton cerveau de tout ce qui te préoccupe !

Cela afin d’éviter les “mince, j’ai oublié d’aller chercher le pain !” au moment de faire ta compta,

Ou des “est-ce que j’ai bien répondu à mon client X par mail cet après-midi ?” en plein milieu de la nuit…

C’est la première étape de la méthode GTD par David Allen, écrivain et consultant américain spécialiste de la productivité. Il a notamment accompagné des cadres et des dirigeants d’entreprise à optimiser leur temps de travail.

Si tu souhaites aller plus loin, je te recommande de te renseigner sur la méthode GTD pour Get things done qui est très complète ! Son livre est traduit en français sous le titre : S’organiser pour réussir (Get things done).

Regroupe et trie par type

Tu te retrouves normalement avec une liste qui peut aller d’une dizaine d’items à presque une centaine, en fonction du temps que tu auras passé à te vider le cerveau.

Trop souvent, je vois des entrepreneures noter des tâches à faire sans suite logique dans leur agenda ou encore noter des RDV dans des listes de tâches… C’est pas mal, mais si tout est noté pêle-mêle, tu auras du mal à retrouver les informations quand tu en as le plus besoin au bon moment, ou à ne pas oublier un rendez-vous important.

Maintenant, il va falloir faire du tri dans ce joyeux bazar :

À cette étape, la distinction à faire sera entre une action à réaliser et un évènement qui ne nécessite pas d’action complémentaire à ta présence.

1. Les rendez-vous :
   • Je veux parler de tes rendez-vous non récurrents afin les garder en dehors de ton esprit, mais facilement accessibles,
   • et de tes rendez-vous récurrents durant lesquels tu n’es pas disponible.
2. Les actions à faire, tu auras quelques questions à te poser pour bien les classer :
   • Est-ce que c’est une action courte ou longue ?
   • Est-ce que tu as une date limite pour les réaliser ?
   • Quel type d’action est-ce que c’est ?
   • Est-ce que cette action me demande beaucoup d’énergie et/ou de volonté pour la réaliser ?
   • Après avoir utilisé la matrice d’Eisenhower, est-ce que je dois vraiment faire l’action ?

Calcule le temps nécessaire pour réaliser chaque tâche

Ensuite, ta mission si tu l’acceptes est d’évaluer le temps qui te paraît nécessaire pour réaliser chaque action présente sur ta liste (hors entrevues donc). Pas la peine de chercher à être exacte à la seconde près, l’important est d’être réaliste.

Si tu n’as pas idée de combien de temps peut te prendre la réalisation d’une tâche, pense à te chronométrer quand tu la feras, c’est un excellent exercice !

Personnellement, je te recommande Toggl qui est gratuit et excellent pour cela !

Tu as ta liste ? Parfait !

Maintenant, divise chacun des temps inscrits par 2.

Quoi ? Mais Amandine tu as pété un boulon ?

Tu doutes de pouvoir y arriver ?

Voici les bénéfices :

✅ Commence une tâche quand tu sais qu’elle te prendra peu de temps.

☑️ Utilise le plein potentiel de la loi de Parkinson : plus on a de temps pour accomplir une tâche et plus celle-ci prendra de temps ! Je t’invite à lire l’article suivant : Les avantages à maîtriser les lois du temps dans ton business.

✅ Viens à bout de cette obligation si tu te concentres uniquement sur sa réalisation, plutôt que de t’éparpiller.

☑️ Termine plus de choses dans la journée, ou bien encore mieux, tu as plus de temps pour te reposer ensuite !

✅ Si tu n’as pas fini la tâche à la fin du temps imparti, tu as 2 possibilités : continuer jusqu’à la terminer le jour même, ou bien la reporter (et si possible à une date pas trop lointaine).

Mais la plupart du temps, tu auras envie de la terminer en une fois pour 2 raisons :

• Tu veux continuer à être en mouvement (1e loi de Newton),
• Il est plus rapide de terminer une tâche en une fois qu’en plusieurs (loi de Carlson).

Fais du time blocking ton allié pour planifier ta semaine avec Google Agenda

Tu as maintenant une liste de tâches avec un temps de réalisation estimatif et une liste avec tes rendez-vous de la semaine. Il ne te reste plus qu’à les saisir sur ton agenda.

Mais attention, il faut faire les choses par étapes !

❌ La méthode du Time blocking n’a PAS pour but de te bloquer toi-même !

Dans quel ordre je planifie ma semaine ?

D’abord, tu remplis ton agenda dans cet ordre :

1. Tes rendez-vous obligatoires,
2. Tes moments de repos : avec des intervalles réguliers, ils sont aussi importants que des rendez-vous client. Donc pas question de bosser pendant tes temps off !
3. Tu positionnes tes actions à réaliser dans les espaces restants. Il faut évidemment que ce soit cohérent avec ton mode de communication et que cela t’évite du stress supplémentaire !
   1. C’est le moment de prioriser tes tâches. Quelles sont les actions qui te rapportent le plus de résultat quand tu les fais ? Qu’est-ce qu’il faut que tu fasses absolument et en priorité avant le reste ? En d’autres mots, quelle est ta quête principale ? Est-ce qu’il y a des tâches que je ne peux faire d’une fois qu’une autre sera terminée ?
   2. A contrario, quelles sont les quêtes annexes ? Il y a forcément des tâches dans ta liste qui ne sont pas d’une importance capitale pour ton business. Si tu les fais, c’est bien, sinon tant pis !
   3. À quel moment est-ce que je peux me réserver un créneau suffisant pour batcher les tâches similaires ? (Typiquement ta production de contenus sur les réseaux sociaux ou la gestion de tes mails).
   4. Apprends à lâcher prise ! Tu es entrepreneure, tu fais déjà tout dans ton entreprise, mais les journées n’ont que 24h !

De cette manière, tu vas faire en sorte que tes efforts soient parfaitement alignés avec tes objectifs !

Pars d’un principe simple, ce qui n’est pas planifié n’existe pas !

À ce propos, quelques conseils basiques, mais qui changent la vie :

• Si ce n’est pas déjà le cas, je te recommande d’utiliser un outil de prise de rendez-vous qui se synchronise avec ton agenda pour moins de charge mentale !
• Pour t’éviter de devoir saisir chaque semaine les mêmes données, pense à paramétrer la récurrence de tes évènements et de tes tâches afin de gagner en efficacité.
• Évite de recopier ta to-do list ou tes rendez-vous à plusieurs endroits, c’est littéralement une perte de temps et d’énergie ! Choisis un système d’organisation et centralise tout dedans. Ça limitera aussi ta consommation de post-it 😉

Se prévoir des temps pour réaliser chaque action permet de gagner en clarté et en discipline, car tu sais pourquoi tu fais les choses et donc tu n’es pas affectée par le stress.

Il faut bien se dire que l’on est toujours plus efficace avec un esprit calme et un état d’esprit positif. C’est même l’une des clés du succès, puisqu’elle génère moins d’erreur et améliore la confiance en soi.

Créé des blocs de temps dans ton agenda :

C’est le moment de rentrer dans le dur de la planification de ta semaine !

Tu as ta liste de choses à faire avec la durée estimée pour les réaliser.

Il ne te reste plus qu’à les assembler comme un puzzle dans ton agenda. Le but est de trouver le meilleur créneau pour chaque action, en tenant compte de sa longueur, de l’énergie qu’elle te demande et de sa facilité.

Pense bien à bloquer les temps de repos dans ton agenda pour ne pas déborder :

• Les pauses, autant que tu en as besoin,
• Le déjeuner (et éventuellement le diner),
• Les temps de repos, de lecture ou de sport pour te changer les idées

Tu veux avoir une vue aussi holistique que possible de ta journée.

L’erreur n°1 quand tu planifies ta semaine avec Google Agenda : l’overbooker !

Qui n’a pas un jour rêvé de devenir inarrêtable, une vraie machine de guerre qui vient à bout de toutes ses tâches et qui explose ses objectifs jour après jour après jour ?

La vérité, c’est que tu peux avoir des périodes durant lesquelles tu es productive 8h voire 10h par jour, parce que le sujet te passionne et que tu ne vois pas le temps passer. Mais le « mode tank » ne peut durer qu’un temps.

De ce fait, l’erreur que font la plupart des entrepreneures est de surcharger leur agenda de choses à faire. Bien entendu, sans tenir compte du besoin primaire dont qui est nécessaire pour maintenir ton efficacité : le repos.

Le buffer time

La formule mathématique pour gérer les imprévus

La seule chose constante dans la vie, qu’est-ce que c’est selon toi ?

Réponse : les imprévus !

Sauf que si ton agenda est blindé vive le stress…

1. D’abord, tu vas paniquer en te demandant comment tu vas bien pouvoir faire pour gérer ça en plus du reste,
2. Ensuite, il va te falloir trouver du temps pour gérer l’imprévu en sacrifiant une autre tâche potentiellement urgente,
3. Puis, tu devras prendre le temps de reporter les tâches que tu n’auras pas eues le temps de faire à cause de cet imprévu…
4. Et finir ta journée dégoûtée, car tu auras eu l’impression de ne pas avoir avancé et d’avoir éteint des feux toute la journée 🧯 (ce qui est peut-être le cas).

Sauf que travailler dans l’urgence, ce n’est pas bon pour ta santé mentale et c’est le meilleur moyen de multiplier les erreurs.

Ce que je te recommande, c’est d’utiliser une formule mathématique simple pour gérer les imprévus de ta journée :

Bloque environ 20% de ton temps de travail effectif pour ton buffer time.

Si tu travailles 5 jours par semaine, cela représente un jour entier.

Mon autre conseil : Réparti ce temps sur ta semaine de manière stratégique :

• Durant la semaine avant la pause déjeuner et le soir.
• Le jeudi après-midi ou le vendredi matin pour de plus grosses périodes de temps.
• Evite juste le soir après des sessions de travail intenses car tu seras fatiguée de ta journée et plus sujette aux erreurs. Evite aussi juste avant le week-end car tu seras moins concentrée.

Ajuste et maintiens la méthode

La réflexion est la clé.

Si c’est la première fois que tu réalises cet exercice, il y a fort à parier que tu devras faire certains ajustements. Ces ajustements, tu ne les identifieras qu’en faisant le test d’un planning hebdomadaire en suivant la méthode prescrite dans cet article.

Ensuite, tu devras apprendre de ce que tu as vécu durant cette semaine de test, grâce à des affirmations à compléter et en te posant les bonnes questions.

Affirmations à compléter :

• Ma priorité cette semaine est …
• Je veux faire moins de …
• Je veux faire plus de …
• Cette semaine, je veux me sentir …
• Pour me sentir comme cela, je dois faire …
• Si je rencontre des obstacles, je me souviens de …

Tu peux compléter ta réflexion en te posant les questions suivantes (liste non exhaustive) ⬇️

Questions à te poser :

• Est-ce que ta semaine ainsi organisée te convient ?
• Comment te sens-tu à la fin de la semaine ?
• Est-ce qu’il y a des tâches que tu ne peux pas réaliser l’une à la suite de l’autre ?
• Ton organisation t’a-t-elle permise de réaliser tous tes objectifs de la semaine ?
• Est-ce que tu pourrais tenir ce rythme de manière consistante ?
• Est-ce qu’il te faut plus de temps pour certaines tâches et moins pour d’autres ?

Les ajustements que tu réaliseras te permettront d’avoir les meilleurs résultats en termes de productivité et de concentration.

Alors ne reste pas fixée sur le premier essai de planification !

Conclusion

Grâce au time blocking, tu ne fais pas que prévoir la réalisation de tes tâches de manière stratégique.

Tu es en train de construire ton système d’organisation personnalisé pour maximiser les moments de la journée durant lesquels tu as décidé de travailler.

Prête à prendre les rênes de ta semaine ? 🚀