Est-ce qu’en cliquant sur cet article, tu t’es demandé ce qu’était la zone tampon ? En quoi elle pouvait servir ton organisation ou encore comment planifier sa zone tampon dans son agenda ?
Et bien, je peux te dire que la zone tampon (ou buffer time en anglais) est une des techniques de gestion du temps, outre le fait de :
- Fixer une date limite pour réaliser tes tâches,
- Utiliser des to-do list,
- Éliminer les distractions,
- Te concentrer sur une chose à la fois,
- Prendre des pauses.
La zone tampon est sans doute l’une des meilleures manières de gérer son temps et de conserver sa santé mentale en tant qu’entrepreneure !
Qu’est-ce qu’une zone tampon ?
Le buffer time, ou temps tampon, est un laps de temps supplémentaire alloué entre les différentes tâches, rendez-vous ou activités planifiées dans votre emploi du temps.
C’est une marge de sécurité délibérément intégrée pour anticiper les retards éventuels, les imprévus ou les dépassements de temps. En d’autres termes, c’est une période de flexibilité conçue pour absorber les fluctuations et maintenir ton emploi du temps aussi fluide que possible.
Pour les entrepreneures travaillant seules, un buffer time peut être particulièrement précieux.
En plus de prévoir des imprévus, utilise ce temps tampon pour t’accorder des moments de récupération entre tes différentes tâches. Cela t’aidera à maintenir une productivité constante tout en évitant les effets négatives de l’attention résiduelle.
Pourquoi est-ce que c’est important d’en avoir une ?
Évite l’effet domino
Je te pose le décor :
Lundi matin, tu as posé tes objectifs de la semaine et prévu une to-do list au taquet pour finir tous tes plans. Tu es en période de lancement donc chaque minute compte et tes journées sont bien remplies ! Problème, on est jeudi, ton lancement a lieu la semaine prochaine et tu enchaînes les couacs et les imprévus…
Du coup, ces longues journées de lancement deviennent interminables… Et surtout tu frôles la crise de nerf à chaque nouveau retard car tu sais que tu vas devoir soit :
- Rattraper ce que tu avais prévu le soir même,
- Décaler ta to-do sur les autres jours, ce qui te déprime par avance….
Et bien c’est cela l’effet domino !
Si tu ne prévois pas un temps supplémentaire entre deux tâches importantes, tu ne laisses pas la place à l’imprévu et aux problèmes techniques qui ne manqueront pas de venir pimenter ton lancement.
Évidemment, cette méthode n’est pas très efficace chez les serial procrastinatrices qui font partie de la team “dernière minute” parce que “je travaille mieux sous pression”.
Mais bien sûr 🤔
Planifie le temps de faire chaque chose sans stress
L’importance du buffer time réside dans sa capacité à réduire le stress, à améliorer la productivité et à favoriser une meilleure gestion du temps.
En intégrant des temps tampons dans ton emploi du temps, tu es mieux préparée à faire face aux imprévus qui peuvent survenir, tels que les retards imprévus, les urgences de dernière minute ou les interruptions inattendues (tu connais la panne technique qui t’empêche de finir… 😅).
Cela te permet de garder le contrôle sur ton emploi du temps et de réduire les risques de frustration ou de précipitation.
La dernière chose que tu veux avoir à faire, c’est de travailler dans l’urgence !
Ce n’est bon, ni pour ta santé mentale, ni pour la qualité de ton travail…
Les entrepreneures travaillant seules portent souvent de multiples casquettes et jonglent avec de nombreuses responsabilités.
Avoir un buffer time te permet de gérer les imprévus sans compromettre la qualité de ton travail ni ton bien-être. Cela peut également être crucial pour maintenir un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, en évitant de se retrouver débordée par des urgences inattendues.
Et bien oui, tu es entrepreneure, parfois même maman et salariée à côté. Tu tiens ta maison et tu t’occupes des autres, souvent au détriment de ton business.
Alors que tu ne devrais pas avoir à choisir…
À quelle fréquence est-ce que je dois la mettre en place ?
La fréquence à laquelle tu dois mettre en place un buffer time dépend de ton emploi du temps personnel, de ton style de travail et de tes obligations professionnelles ou personnelles.
En général, je te recommande d’allouer un temps tampon par bloc de temps d’une durée de 3 heures au minimum et à rassembler une fois par semaine.
Tu pourras répartir le reste du temps en fonction de tes besoins et des actions qui le nécessitent (ou pas).
La formule mathématique pour gérer les imprévus
La seule chose constante dans la vie, qu’est-ce que c’est selon toi ?
Je te donne tout de suite la réponse : les imprévus !
Sauf que si ton agenda est blindé, tu n’as pas fini de te tirer les cheveux et de jouer au Tétris avec ton emploi du temps…
Tu te reconnais dans cette situation ? ⬇️
- D’abord, tu vas paniquer en te demandant comment tu vas bien pouvoir faire pour gérer ça en plus du reste,
- Ensuite, il va te falloir trouver du temps pour gérer l’imprévu. Quitte à en sacrifiant une autre potentiellement urgente,
- Puis, tu devras prendre le temps de reporter les tâches que non faites à cause de cet imprévu…
- Et finir ta journée dégoûtée, car tu auras eu l’impression de ne pas avoir avancé et d’avoir éteint des feux toute la journée 🧯 (ce qui est peut-être le cas).
Sauf que travailler dans l’urgence, ce n’est pas bon pour ta santé mentale et c’est le meilleur moyen de multiplier les erreurs.
Ce que je te recommande, c’est d’utiliser une formule mathématique simple pour gérer les imprévus de ta journée :
Bloque environ 20% de ton temps de travail effectif pour ta zone tampon.
Si tu travailles 5 jours par semaine, 8 heures par jour, cela représente :
8 heures par jour x 5 jours semaines = 40 heures de travail par semaine
40 heures de travail/semaine x 20% = 8 heures
Mon autre conseil est de répartir ce temps sur ta semaine de manière stratégique :
- Durant la semaine avant la pause déjeuner et le soir.
- Le jeudi après-midi ou le vendredi matin pour de plus grosses périodes de temps.
- Évite juste le soir après des sessions de travail intenses. Tu seras fatiguée de ta journée et plus sujette aux erreurs. Évite aussi juste avant le week-end, car tu seras moins concentrée.
Les cas particuliers
Pour les activités importantes ou les rendez-vous cruciaux, tu peux également envisager d’allouer une zone tampon spécifique pour t’assurer une marge de manœuvre suffisante afin de :
- Te préparer mentalement avant l’évènement,
- T’assurer que tu as tous tes supports disponibles et à jour
- Revoir globalement la situation s’il s’agit d’un appel avec un prospect ou un client
Après, tu pourras :
- Prendre le temps après un appel prospect de lui rédiger un devis et de le lui envoyer directement par mail le cas échéant,
- Après un RDV client, de réaliser les modifications les plus urgentes sur le livrable ou de synthétiser à grands traits votre entretien si tu lui envoies un compte-rendu par la suite,
- Décompresser entre deux RDV clients, surtout si tu es dans la team introvertie,
Comme pour la plupart des entrepreneures que j’accompagne ou avec lesquelles je discute, intégrer un buffer time régulier dans ton emploi du temps quotidien est essentiel.
Planifie des périodes de temps tampon entre chaque tâche ou rendez-vous important pour t’assurer une marge de manœuvre suffisante. Cela te permettra de rester flexible et réactive face aux défis imprévus qui peuvent survenir au cours de la journée.
L’astuce en plus :
Si tu utilises un planificateur de rendez-vous automatique comme Calendly, tu pourras configurer une zone tampon avant et après un rendez-vous.
Cela te permet d’afficher toutes tes disponibilités (par exemple avec des créneaux possibles toutes les 30 minutes).
Et si un prospect ou un client réserve un créneau d’une heure avec toi, les créneaux d’avant et après ne seront également plus disponibles pour te concentrer pleinement sur ce que tu es en train de faire.
Personnellement, ma zone tampon avant un RDV client est 10 minutes avant le call.
Et après, je me réserve 20 minutes pour :
- Noter les points clés du compte-rendu,
- Mettre à jour ma to-do list et
- Décompresser un peu.
Comment je la mets en place dans mon agenda ?
Lors de la mise en place d’une zone tampon dans ton agenda, assure-toi de la personnaliser en fonction de tes besoins spécifiques en tant que solopreneure.
Identifie les moments de la journée où tu as le plus besoin de flexibilité et alloue-y un buffer time. N’oublie pas de t’accorder également des pauses régulières pour recharger tes batteries et éviter le surmenage.
Intégrer un buffer time dans ton agenda peut se faire de manière simple et efficace en suivant
Les étapes
- Évalue tes habitudes de travail : Identifie les tendances ou les motifs qui entraînent généralement des retards ou des dépassements de temps dans ton emploi du temps.
- Identifie des activités à risque : Identifie les activités ou les tâches qui sont particulièrement sujettes à des imprévus ou des interruptions.
- Alloue un temps tampon approprié : Alloue un temps tampon en fonction de la nature et de la durée de chaque activité. Pour les tâches plus importantes ou les rendez-vous cruciaux, prévois une marge de sécurité plus généreuse.
- Intègre-le dans ton emploi du temps : Intègre le buffer time directement dans ton emploi du temps en le planifiant avec une répétition hebdomadaire automatique.
- Reste flexible et ajuste au besoin : Sois prête à ajuster ton emploi du temps en fonction des besoins et des circonstances changeantes. Utilise ton buffer time de manière stratégique pour maintenir une gestion efficace du temps.
Conclusion
En intégrant de manière proactive un buffer time dans ton emploi du temps, tu peux améliorer ton efficacité, réduire ton stress et t’assurer une meilleure maîtrise de ton emploi du temps, quelles que soient les circonstances.
Ce qui est merveilleux avec cette méthode, c’est que tu SAIS en cas d’imprévu que tu as le temps de gérer efficacement et sereinement.
Ce que je préfère par dessus tout, c’est quand tout s’est passé comme sur des roulettes pendant ma semaine et que je peux en profiter pour passer se temps à me détendre ou à faire une activité personnelle ! 🛼
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