Tu jongles avec mille casquettes, tu travailles sans relâche sur ton business et tu sens que tu touches à tes limites ? Peut-être qu’il est temps d’ouvrir la porte à la délégation… mais comment savoir si c’est le bon moment ? Et surtout, comment t’y prendre sans stress ? Je te propose de répondre en 10 minutes chrono à la problématique : comment préparer sereinement ma première délégation ? ⏱️
Dans cet article, je te partage les enseignements d’un échange riche que j’ai eu avec Émilie, fondatrice de l’agence web White Stag.
Elle est elle-même passée par là : en tant qu’entrepreneure, elle a fait le choix de déléguer la création de contenu de son entreprise, un grand pas qu’elle a su transformer en force. Ensemble, on a exploré le temps d’un épisode sur son podcast les étapes clés d’une délégation réussie, les pièges à éviter et les peurs fréquentes à apprivoiser. 🎧
Pourquoi déléguer (et pourquoi c’est si difficile) ?
On entend souvent cette phrase : “Il faut déléguer avant d’être débordée.” Facile à dire, non ?
En réalité, beaucoup d’entrepreneures attendent le dernier moment pour passer à l’action… et c’est bien normal.
👉 Peur de ne pas être assez avancée, peur que ce soit trop cher, peur que ça se passe mal et qu’on n’ose pas faire machine arrière… Ces pensées sont courantes et légitimes.
Pourtant, elles peuvent t’empêcher de franchir une étape essentielle dans la croissance de ton business. Sans parler de l’impact néfaste sur ta santé mentale et tes relations avec tes proches.
On n’est pas devenues entrepreneures pour souffrir, ok ?! 😂
Voici quelques signaux qui montrent qu’il est temps de déléguer :
- Tu ressens une surcharge mentale constante.
- Tu te forces à faire des tâches qui ne te plaisent pas et qui te vident de ton énergie.
- Tu as l’impression que ton business stagne, malgré tous tes efforts.
- Certaines missions te prennent un temps fou, mais tu ne veux pas devenir experte en la matière.
💡 Petit rappel utile : déléguer ne veut pas dire tout lâcher. C’est simplement faire de la place pour ce qui compte vraiment, pour ce qui est dans ta zone de génie.
Étape 1 : Savoir quoi déléguer (et à qui)
Avant de foncer tête baissée, il faut faire un peu de tri. Pas tout peut ou doit être délégué.
Commence par :
- Éliminer les tâches inutiles.
- Automatiser ce qui peut l’être facilement (facturation, prises de rendez-vous, etc.).
- Lister ce qui te fatigue ou te bloque… ce sont souvent les meilleurs candidats à la délégation.
- Identifier les tâches qui ne sont pas dans ta zone de génie et pour lesquelles tu ne souhaites pas monter en compétence.
Ensuite, pose-toi la question : qui est la bonne personne pour m’aider ?
Un·e assistant·e virtuel·le, un freelance, une agence, une OBM, un bras droit stratégique ?
Tout dépend de ton besoin, mais le “feeling” compte autant que les compétences. Ce que je veux dire c’est : ne recrute pas ta copine pour lui faire plaisir. Recrute une personne qui va t’aider avec son expertise, te faire gagner du temps, te libérer de la charge mentale. Et si elle te complète, alors tu as tout gagné !
💬 « J’ai une cliente qui s’est complètement épuisée avant d’oser déléguer une première tâche, et elle s’est rendue compte après coup qu’elle aurait pu le faire bien plus tôt sans mettre en péril sa trésorerie. » – Amandine
Étape 2 : Préparer une délégation efficace (avant, pendant, après)
Déléguer, ce n’est pas dire “fais ça pour moi” et croiser les doigts en espérant que le prestataire que tu recrutes va tout comprendre et exécuter parfaitement du premier coup. C’est un processus qui se construit en trois étapes.
✅ Avant : cadrer ta délégation
- Identifie les missions précises à confier.
- Définis les objectifs, les livrables, les deadlines.
- Anticipe un temps de montée en compétences pour la personne que tu vas intégrer. Même si elle est douée, elle ne lit pas dans tes pensées !
- Prépare un contrat visant à cadrer les attendus et les motifs de fin de la collaboration. Oui c’est chiant, mais tu verras, cela peut te sauver dans les cas les plus extrêmes…
Tous tes process sont dans ta tête et cela te fait paniquer ? Il n’y a pas de raison !
La plupart des professionnels de la délégation ont des process bien définis pour te guider et leur permettre de comprendre comment tu travailles. Après tout, vous avez un intérêt commun à ce que la collaboration se passe bien. 😉
🔄 Pendant : communiquer et ajuster
- Structure un onboarding : de quels outils a besoin ton prestataire, comment vas-tu lui partager les accès, quel modes de communication tu privilégies (SMS, mails, espace collaboratif dédié).
- Organise des check-ins réguliers (je te recommande 1x par semaine minimum), donne des feedbacks constructifs.
- Sois disponible sans être étouffante. L’équilibre est subtil, mais essentiel !
✅ Après : clôturer ou faire évoluer
- Si la mission se termine, clôture-la proprement pour éviter les malentendus. C’est là que l’on remercie l’existence du contrat !
- Si tu continues, pense à réajuster ce qui peut l’être : outils, fréquence des échanges, responsabilités…
Étape 3 : Créer une relation saine et durable
Une collaboration réussie repose sur la clarté et la confiance.
- Assume ta posture de cheffe d’entreprise : tu es responsable du bon déroulement de la mission.
- Cadre juridiquement la relation avec un contrat clair, notamment en cas de rupture.
- Encourage la prise d’initiative et valorise ce qui est bien fait.
- Ne micro-manage pas ! Déléguer, ce n’est pas “surveiller”, c’est faire confiance.
💡 Astuce Notion : tu peux créer un tableau de suivi de délégation avec :
- les missions assignées,
- l’état d’avancement,
- un historique clair des retours et deadlines.
Pratique pour garder une vision d’ensemble sans devenir la flic de service !
Et si la collaboration tourne mal ? 😬
Parfois, malgré toutes les précautions du monde, ça coince. Là encore, pas de panique :
- Analyse objectivement la situation : est-ce un problème de communication ? de compétences ? d’organisation ?
- Prends du recul, puis aborde la discussion de façon posée et factuelle.
- Si besoin, ajuste la mission. Et si ça ne fonctionne vraiment pas, mets fin à la collaboration proprement, comme prévu dans ton contrat.
💬 “J’ai moi-même vécu une collaboration compliquée. Aujourd’hui, j’en parle à mes clientes pour leur montrer que ça fait partie du jeu, et qu’on peut toujours rebondir avec des process solides.” – Amandine
En résumé : la délégation, c’est un vrai levier de croissance
Tu n’as pas besoin d’attendre d’être au bout du rouleau pour commencer à déléguer. Au contraire, plus tu t’y prends tôt, plus tu gagnes en clarté, en énergie et en impact.
C’est normal d’avoir peur. Mais ce qui fait la différence, c’est ta capacité à t’organiser, à poser un cadre, et à évoluer dans ta posture de CEO.
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Et n’oublie pas : ton temps est précieux. Apprends à le protéger, en t’entourant des bonnes personnes, au bon moment. 💛
