Savoir prioriser avec la matrice d'Eisenhower

Savoir prioriser avec la matrice d’Eisenhower

En tant que solopreneure, tu sais à quel point il est difficile de jongler avec toutes les responsabilités de ton entreprise. Entre la gestion des emails, les réunions clients et la création de contenu, il semble toujours y avoir plus à faire que de temps pour le faire.

Mais ne t’inquiète pas, car dans cet article, je vais te présenter un outil puissant qui va révolutionner ta façon de prioriser tes tâches et d’optimiser ton temps : la Matrice d’Eisenhower.

Savoir prioriser avec la matrice d’Eisenhower te permettra de répartir les actions qui sont sur ta to-do list en 4 catégories :

  • urgent et important,
  • urgent mais non important,
  • non urgent mais important, et enfin,
  • non urgent et non important.

Dans cet article, on va explorer en profondeur chaque aspect de la Matrice d’Eisenhower et comment tu peux l’utiliser pour optimiser ton temps et ta productivité en tant que solopreneure. 🚀

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important .

Dwight David Eisenhower, 34e président des États-Unis.
Matrice d'Eisenhower

Urgent et Important – À Traiter en priorité

Les tâches qui entrent dans cette catégorie sont celles qui ont des conséquences immédiates et significatives.

⏰ Ces tâches doivent être traitées en priorité car leur retard peut avoir un impact négatif sur ton entreprise.

Exemple :

  • répondre à un client mécontent,
  • régler un problème technique sur ton site web
  • finaliser une commande urgente.

En utilisant la Matrice d’Eisenhower, identifie ces tâches et alloue-leur ton attention et tes ressources dès que possible. En faisant cela, tu pourras résoudre les problèmes rapidement et efficacement, ce qui te permettra de progresser dans ton entreprise avec confiance et succès.

Un piège un peu particulier

Je me dois d’attirer ton attention : ne tombe pas dans le piège ! ❌

Lorsque tu recherches comment prioriser avec la matrice d’Eisenhower, prend vraiment le temps de réfléchir dans quelle section tu classes chaque tâche.

L’erreur principale serait de considérer que tout ce que tu as à faire possède le même niveau d’urgence et d’importance. Tu sais bien que ce n’est pas le cas…

Si tu as du mal à faire le point, prend un peu de recul et réfléchis aux implications des actions que tu as à accomplir. Pour cela, tu peux t’appuyer sur le principe de la loi de Pareto.

Urgent et Non Important – À traiter ou à déléguer

Certaines tâches peuvent sembler urgentes, mais elles ne contribuent pas directement à la croissance ou au succès à long terme de ton entreprise.

Exemple :

  • réunions non essentielles ou allongées en raison d’un manque de préparation ou
  • tâches administratives routinières.

Dans ce cas, tu as 3 options :

  • traiter rapidement la tâche si elle peut être accomplie en peu de temps (on applique la loi des 2 minutes dès que possible 🕑),
  • identifier ce qu’il convient d’automatiser pour gagner du temps sur des actions qui ont une plus-value,
  • la déléguer à un membre de ton équipe ou à un prestataire de services.

En utilisant la Matrice d’Eisenhower, assure-toi que ces tâches n’absorbent pas ton temps précieux et que tu peux te concentrer sur ce qui compte vraiment. C’est aussi cela, savoir prioriser ! 😉

Le cas particulier de la délégation

Je sais que la délégation est un sujet sensible pour la plupart des entrepreneures…

Et pourtant, on a toutes notre zone de génie et on n’a pas le temps de se former à un niveau d’expert sur tous les domaines.

C’est une réalité !

Savoir prioriser avec la matrice d’Eisenhower va t’aider à identifier les tâches à déléguer de manière simple et efficace.

Voici les éléments essentiels que tu dois avoir en tête :

1️⃣ Avant de penser à déléguer, identifie précisément les tâches que tu souhaites faire faire à quelqu’un d’autre. Ont-elles une plus-value dans ton entreprise ? Est-ce que tu as la possibilité de l’automatiser ? Est-ce que tu as un process établi ?

2️⃣ Tu as identifié les tâches et tu sais évaluer combien de temps environ tu as besoin d’un prestataire. Viens maintenant le temps de choisir ce prestataire. Ici le conseil est simple : délègue avec une vision long terme en tête ! La formation te demandera beaucoup de temps et de disponibilité alors autant le faire une fois mais bien.

3️⃣ Tu as tes tâches à déléguer et tu as identifié ton prestataire : bravo ! 👏
Mais le travail n’est pas terminé, au contraire, il vient de commencer !
Prépare l’onboarding de la personne que tu accueilles dans ton entreprise : donne-lui accès aux informations essentielles, prévois un temps spécifique pour te rendre disponible pour ses questions et délègue-lui des tâches de manière progressive.

Et surtout, n’oublie pas : la confiance n’exclu pas le contrôle !

Tu restes à la tête de ton entreprise et s’il devait y avoir une erreur commise, l’impact te toucherait en premier lieu. Alors autant pendre 10 minutes pour relire le travail de ton prestataire et t’éviter des heures de travail après coup !

Vidéo Youtube qui explique également la matrice d’Eisenhower par Dunod et Coorpacademy

Non Urgent et Important – Fixer une date limite et bloquer une plage horaire

Les tâches qui entrent dans cette catégorie sont souvent négligées au profit de celles qui sont urgentes mais non importantes.

Cependant, ce sont souvent ces tâches qui contribuent le plus à la croissance et au développement à long terme de ton entreprise.

Exemple :

  • planifier une stratégie de marketing,
  • mettre en place un système de suivi des clients,
  • développer de nouvelles compétences professionnelles.

Pour ces tâches, fixe une date limite réaliste et bloque une plage horaire dans ton emploi du temps pour les réaliser. En utilisant la Matrice d’Eisenhower, assure-toi que ces tâches importantes ne sont pas reléguées au second plan. 📅

Si tu as tendance à procrastiner ce type de tâches, tu peux utiliser la technique “Avalez le crapaud”.

Avale le crapaud, késako ?

Cette expression vient d’un livre de productivité écrit par Brian Tracy « Eat the Frog » traduit en français par « Avalez le crapaud ». 🐸

L’idée est d’identifier chaque jour LA tâche que tu as la flemme de faire et de t’y mettre en premier.

Comme cela, quand elle est finie, tu es contente de toi, soulagée d’en être débarrassée avant midi et motivée pour continuer à travailler dans ta journée !

Bref, il n’y a que des avantages à utiliser cette méthode !

Non Urgent et Non Important – À abandonner ou à reporter

Enfin, il y a les tâches qui sont à la fois non urgentes et non importantes.

Ce sont souvent des distractions qui peuvent t’éloigner de tes objectifs et de ta vision à long terme.

Exemple :

  • regarder des vidéos sur les réseaux sociaux,
  • trier des emails non prioritaires,
  • participer à des réunions non productives.

Pour ces tâches, il est important de les abandonner complètement ou de les reporter à un moment où tu as du temps libre.

En utilisant la Matrice d’Eisenhower, identifie ces tâches et élimine-les de ton emploi du temps pour te concentrer sur ce qui est vraiment important. 🚫

Le pouvoir sous-estimé de l’élimination des tâches

Il y a un biais que je rencontre souvent et qui est le fait de penser que plus on en fait dans sa journée, plus on est productive…

Alors qu’en fait, c’est plutôt l’inverse ! 🕑

La productivité, c’est :

🎯 S’organiser pour réussir,

✅ De poser les bonnes actions,

⏰ Au bon moment,

💪 De la manière la plus efficace possible.

Donc, je te conseille vraiment de faire un maximum de place dans ton agenda.

Cela te permettra de travailler moins mais mieux. Tu pourras te consacrer pleinement sur les tâches qui ont une plus-value certaine pour ton entreprise (celles qui sont urgentes et importantes).

Savoir prioriser avec la matrice d’Eisenhower te permet aussi de savoir comment répartir les autres tâches de ta to-do list pour restée concentrée sur tes priorités !

You can do anything, but not everything

Tu peux tout faire, mais pas en même temps. (traduction littérale : “Tu peux faire n’importe quoi, mais pas tout”)

Conclusion

En conclusion, la Matrice d’Eisenhower est un outil puissant pour les solopreneures qui cherchent à optimiser leur temps et leur productivité.

En identifiant les différents degrés d’urgence et d’importance, tu peux prendre des décisions éclairées sur la manière de prioriser tes tâches et de maximiser ton efficacité.

Intègre la Matrice d’Eisenhower dans ta stratégie de gestion du temps, tu peux libérer du temps pour te concentrer sur ce qui compte vraiment dans ta vie et dans ton entreprise. ✨

Savoir prioriser avec la matrice d'Eisenhower
Comment prioriser avec la matrice d'Eisenhower ?


Commentaires

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *